DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Ratio 4711 Inc AG ist eine Gesellschaft mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Bereich des Rechnungswesens und der HR-Dienstleistungen. Die Gesellschaft bemüht sich, um den maximalen Schutz der personenbezogenen Daten zu gewähren, die während oder aufgrund der Erbringung der Rechnungswesensdienstleistungen oder anderer Dienstleistungen, die mit den HR oder anderen Tätigkeiten verbunden sind, verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung entspricht den Bestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Verordnung (EU) 2016/679).

Kontaktangaben des Datenschutzverantwortlichen:

Sie können unseren Datenschutzverantwortlichen direkt kontaktieren:

Herr Anton Rizov, Telefon: +35928231384 oder schreiben Sie uns:

Sofia, Pirotska Straße 120, vh. B, App. 3 oder wenden Sie sich an uns an: anton@ratio4711.com.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie, wie wir Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter verarbeiten sowie über Ihre Rechte. Unsere Datenschutzpolitik umfasst das Unterzeichnen einer Zustimmung zur Bearbeitung der Daten über das Personal, die Kunden, die Lieferanten und die Geschäftsführer der Firmen. Der Arbeitgeber stellt ihre personenbezogenen Daten, wie Namen, PKZ; Anschrift, Bankauskunft und alle anderen notwendigen Angaben, die die Personalabteilung der entsprechenden Gesellschaft für ihre Dienstleistungen benötigt, darunter über die Arbeitsstunden und Lohnhöhe, bereit.

Was bedeutet:

Personenbezogene Daten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die für die direkte oder indirekte Identifizierung einer natürlichen Person dienen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten – Standort/Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, Online-Kennung/IP-Adresse etc., die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;

Verantwortlicher

„Verantwortlicher“ die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Republik Bulgarien vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Recht der Republik Bulgarien oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden;

Auftragsverarbeiter

„Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet;

Betroffene Person

„Betroffene Person“ ist eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert ist oder sich mittels bestimmter Informationen, die personenbezogene Daten darstellen, identifizieren lässt;

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

„Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

„Personenbezogene Daten“ sind jede Information über Sie, mittels der Sie identifiziert werden können, darunter auch Information, die auch dem anwendbaren nationalen oder europäischen Recht geschützt ist.

Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben und verarbeiten sind wie folgt:

Kategorie der personenbezogenen Daten:

1. Kunden und Verbraucher: Identifikationsdaten; Kontaktdaten, Korrespondenz und Organisation von Kurier-/Postsendungen.
2. Angestellte/Arbeiter: Identifikationsdaten, Korrespondenzdaten, Angaben aus dem Lebenslauf, Bild und Bewerbungsschreiben, Familienstand, Ausbildung und Beruf, Berufserfahrung, eigene Fähigkeiten und Stärken, Dienstreisen/Reisen, Wirtschafts-/ und Finanzinformation. Spezielle Datenkategorien, die wir über Angestellte/Arbeiter verarbeiten: Angaben über den Gesundheitszustand, Angaben über Kinder (im Zusammenhang mit der Verwaltung der arbeits-/zivilrechtlichen Verhältnisse mit Ihnen).
3. Bewerber: Angaben aus dem Lebenslauf, Bild und Bewerbungsschreiben, Familienstand, Ausbildung und Beruf, Berufserfahrung, eigene Fähigkeiten und Stärken.

Quelle: Wir bekommen die Angaben aus der betroffenen Person oder aus einer öffentlich zugänglichen Quelle – aus dem Handelsregister zu der Eintragungsagentur.

Warum werden die personenbezogenen Daten verarbeitet und wie werden sie verwendet:

Als Verantwortlicher für personenbezogene Daten Ratio 4711 Inc AG verwendet und verarbeitet personenbezogene Daten zum Zweck der Verwaltung der arbeits- und (zivil-) rechtlichen Verhältnisse mit ihren Angestellten.

Die Berechtigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten seitens Buchhaltungsbüros Ratio 4711 Inc AG ist: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogene Daten ist für die Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages und für die Wahrnehmung der gesetzlichen Verpflichtungen, die für Ratio 4711 Inc AG. Einmann-GmbH entstehen, notwendig. Je nach dem Zweck der Verarbeitung der Daten, können die rechtlichen Gründe für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie folgt sein:

• Erfüllung eines Vertrages oder Vorhaben zum Abschluss eines Vertrages: um Ihnen die gewünschte Dienstleistung anbieten zu können oder um weitere Schritte im Zusammenhang mit Ihrem Auftrag vor dem Abschluss des Vertrages vornehmen zu können, z.B. Übernahme des Rechnungswesens oder des Personalmanagements;
• Gesetzlicher Grund: wenn die Datenverarbeitung gesetzlich vorausgesetzt wird (z.B.: Rechnungserstellung, Erfüllung der Pflichten im Sinne des Rechnungswesensgesetzbuches, des Arbeitsgesetzbuches, beim Management der Arbeitsverhältnisse, des Sozialversicherungsgesetzbuches, der Steuergesetzgebung, der Sozialversicherungsprozessordnung, des Umsatzsteuergesetzbuches etc.);
• Wenn wir gesetzlich begründete Interessen haben: Gewähren der richtigen Arbeit der Internetseite, Verbesserung unserer Dienstleistungen (darunter unsere Geschäftsinteressen, um Ihre Bedürfnisse und Erwartung besser verstehen zu können und infolge dessen unsere Dienstleistungen zu verbessern);
• Ihre Zustimmung

Ratio 4711 Inc AG verarbeitet personenbezogene Daten damit:

1. >Kunden und Verbraucher: Damit wir die laufende Buchhaltung führen können und die Jahresberichte erstellen können. Für die Erstellung von Angeboten, Verträgen, Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Übergabeprotokolle, Protokolle über die Aufbewahrung sowie aller anderen Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Entstehung, dem Vorhandensein oder der Kündigung der Rechtsverhältnisse mit uns notwendig sind, darunter für die Erfüllung und die Realisierung der Rechte und Verpflichtungen in diesem Zusammenhang, darunter auch bei Verschuldung; für die Ausübung der Handelstätigkeit; für das Erbringen und die Finanz- und Rechnungswesensdienstleistungen und die Abrechnung und die HR- und sonstige Dienstleistungen im Sinne des Buchhaltungsgesetzes, der nationalen Standards für Abschlüsse, IFRS, des Sozialversicherungsgesetzbuches, des Arbeitsgesetzbuches, des Gesetzes über die Einkommen der natürlichen Personen, des Gesetzes über die Umsatzsteuer, des Körperschaftssteuergesetzes sowie anderer Rechtsvorschriften, die mit der Verwirklichung der Tätigkeit der Kunden, die Geltendmachung und der Schutz der gesetzlichen Interessen von Ratio 4711 Inc AG verbunden sind; um die monatliche Vergütung Ihres Personals sowie alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Personal ausüben zu können – Erstellen von Terminplänen, Krankheitsschreibungen, Lohnabrechnung, Berechnen der Sozialversicherungsbeträge, Bankdaten des Personals für die Auszahlung der Vergütung, der Boni und Erstellen von allen notwendigen Unterlagen für die Anstellung und Entlassung des Personals etc. Wahrnehmen von gesetzlichen Verpflichtungen und Abrechnung vor Staats- und zuständigen Behörden, Institutionen, Organisationen, Organen etc. Machtorganen; Aufnehmen von Kontakt und Führen der Korrespondenz mit den Personen, die von der Verarbeitung der personenbezogenen Daten betroffen sind (betroffene Personen) oder damit diese Dienstleistungen für die betroffenen Personen erbracht werden können.
2. Angestellte: HR-Führung; Erbringen und Management von allen Tätigkeiten, die mit dem Entstehen, der Änderung und der Kündigung der Arbeits-/Dienst-/Zivilrechtsverhältnisse verbunden sind – darunter Erstellen aller Unterlagen in diesem Zusammenhang (Verträge, Zusatzvereinbarungen, Ergänzungsverträge, Unterlagen, die die Dienstzeit nachweisen, Erstellen von amtlichen Bescheinigungen, Auskünften, sonstigen Bescheinigungen etc.); Verwalten und Beglaubigen von Dienst- und Beschäftigungsnachweisen im Zusammenhang mit der Rente, Krankenversicherung und der Sozialversicherung, zum Bestimmen der Arbeitsfähigkeit des Angestellten/des Arbeiters; Auswahl von Bewerbern und Personal; Finanz- und Rechnungswesensdienstleistungen; Führen der Buchhaltung in Bezug auf die Vergütung/Honorare/etc. Zahlungen oder Abzüge für Arbeiter/Angestellte aufgrund von abgeschlossenen Arbeits-, Dienst- oder Honorarverträgen; Organisieren von Dienstreisen, Reisen und Ausbildungen; Wahrnehmen von gesetzlichen Verpflichtungen und Abrechnen vor Staats- und zuständigen Behörden, Institutionen, Organisationen, Organen etc. Machtorganen; Verwalten von Entschädigungen, Krankschreibungen, Urlaubsgeldern etc.; Aufnehmen von Kontakt per Telefon/E-Mail, Absenden von Korrespondenz im Zusammenhang der Erfüllung der Verpflichtungen aus Dienstverhältnissen, Arbeits- und Honorarverträgen; Bewerten des Vorliegens/Nichtvorliegens eines Interessenkonfliktes; Wahrnehmen und Schutz der gesetzlichen Interessen von Ratio 4711 Inc AG;
3. Bewerber: Bewerberauswahl; Bewerten des Vorliegens/Nichtvorliegens eines Interessenkonfliktes; Wahrnehmen und Schutz der gesetzlichen Interessen von Ratio 4711 Inc AG

Wie lange werden die personenbezogenen Daten aufbewahrt und verarbeitet, bevor sie vernichtet werden?

Um die Dauer der Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmen, wenden wir die folgenden Kriterien an:

• Für Abonnementen – Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses aufbewahrt, es sei denn gesetzlich wird eine längere Frist vorausgesetzt, z.B. nach dem Buchhaltungsgesetz werden die Unterlagen für die Steuerprüfung bis zu 10 Jahren aufbewahrt;
• Unterlagen von Bewerbern – sie werden 3 /drei/ Monate bei uns aufbewahrt.

Es kann sein, dass wir bestimmte personenbezogene Daten aufbewahren, damit wir unsere gesetzlichen oder Regulationsverpflichtungen erfüllen können sowie unsere Rechte verwalten können (z.B. um Klagen vor dem Gericht einzureichen) oder zu Steuer- und Buchhaltungszwecken.

Nach dem Ablauf der o.g. Fristen werden die personenbezogenen Daten anonymisiert oder aus der Datenbank der Gesellschaft gelöscht. Die Papierträger, die personenbezogene Daten beinhalten, werden auch vernichtet.

Wem dürfen wir die personenbezogenen Daten überlassen?

Ratio 4711 Inc AG gewährt die Sicherheit der personenbezogenen Daten. Es ist möglich, dass die Gesellschaft unter den gesetzlichen Voraussetzungen personenbezogene Daten an Staats- oder Gemeindebehörden zur Verfügung stellen wird (Nationale Einkommensagentur, Nationales Versicherungsinstitut, Ministerium des Inneren, Gerichtsorgane, Kontrollorgane, Organe der lokalen Verwaltung etc.);

Die Gesellschaft könnte auf ausdrücklichem Verlangen von Staats- oder Gemeindeorganen bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen verpflichtet werden, personenbezogene Daten von betroffenen Personen oder von Personen, mit den Honorarverträgen abgeschlossen sind, bekannt zu geben. Bei der Offenlegung von personenbezogenen Daten gegenüber Staatsorganen werden wir uns bemühen diese Organe je nach Anfrage zu unterstützen aber gleichzeitig werden wir uns bemühen die Rechte und den Schutz der Privatsphäre der betroffenen Personen soweit wie möglich wahrzunehmen.

• An Kreditinstituten – damit die Zahlungen der Vergütungen etc. gewährt werden können;
• An Kurierfirmen und die Post – damit die Korrespondenz mit den natürlichen Personen – Datensubjekten geführt werden kann.

Ihre personenbezogenen Daten können auch in unserem Namen durch Sunsere Lieferanten verarbeitet werden. So können wir z.B. die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an Lieferanten von IT-Dienstleitungen, Hostingleistungen, an Firmen, die unsere Datenbank pflegen, an Entwickler von Software oder Anwendungen, wenn darin Ihre Daten erhalten sind (solche Dienstleistungen können manchmal den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erfordern), Sozialnetzwerke, Webanalyse und Suchmaschinen, Verwenden von Instrumenten zur Präzision von Inhalten, die von den Verbrauchern generiert sind, Postdienstleistungen und Lieferungen, Werbe-, Marketing-, Digital- und Sozialmediaagenturen, die uns bei der Organisation von Werbe- und Marketingkampagnen unterstützen, ihre Effizienz analysieren und Ihre Anfragen bearbeite sowie an unsere Subunternehmer.

Die Offenlegung von personenbezogenen Daten erfolgt nur wenn ein wichtiger Grund vorliegt und nach einer schriftlichen Bestätigung und Verpflichtung der Empfänger den notwendigen Schutz dieser Daten zu gewährleisten.

Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ratio 4711 Inc AG nimmt sehr ernst den Schutz der personenbezogenen Daten. Wir treffen die passenden technischen und Organisationsmaßnahmen, um die Wahrnehmung der gesetzlichen Anforderungen zum Schutz der personenbezogenen Daten zu gewähren.

Wir haben alle notwendigen internen Politiken abgeschlossen und alle Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten getroffen. Unsere Angestellte kennen sehr gut die Anforderungen an den Schutz der personenbezogenen Daten. Wir haben mehrere Maßnahmen für die effiziente Anwendung der Prinzipien zum Datenschutz eingeführt, darunter aber nicht ausschließlich:

• Gewähren der Vertraulichkeit, Vollständigkeit, des Vorhandenseins und der Nachhaltigkeit der Systeme und Dienstleistungen für die Datenverarbeitung;
• Maßnahmen im Notfall oder bei technischen Problemen, damit das Vorhandensein und den Zugang zu den personenbezogenen Daten sofort wieder hergestellt werden kann;
• Interne Prozesse für die regelmäßige Prüfung, Einschätzung und Bewertung der Effizienz der technischen und Organisationsmaßnahmen, damit die Sicherheit der Datenverarbeitung gewährt ist;
• Maßnahmen, die bei einer Verletzung des Schutzes der personenbezogenen Daten sofort reagieren und die Kommission zum Schutz der personenbezogenen Daten und der betroffenen natürlichen Personen benachrichtigen;
• Technische und Organisationsmaßnahmen, die den Schutz gegen eine unbefugte Vernichtung, den Verlust, die Änderung, die unbefugte Offenlegung oder den unbefugten Zugang zu den personenbezogenen Daten gewähren.

Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten

Nach den Bestimmungen des bulgarischen Rechts haben Sie die folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten, die Ratio 4711 Inc AG verarbeitet:

1. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die von der Gesellschaft verarbeitet werden sowie eine Kopie von den gleichen zu bekommen;
2. Im Falle der Unvollständigkeit oder Ungenauigkeit der Daten, die von der Gesellschaft verarbeitet werden, haben Sie das Recht die Ausbesserung nach dem Vorlegen der notwendigen Beweismitteln für die Berechtigung der Korrektur zu verlangen;
3. Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Bedingungen dafür erfüllt sind. Solche Fälle sind: Erreichen des Zweckes, für den die Daten erhoben sind; Sie haben Ihre Zustimmung widerrufen und es liegt kein weiterer gesetzlicher Grund für die Datenverarbeitung; die Daten werden gesetzwidrig verarbeitet etc.;
4. In den gesetzlich geregelten Fällen dürfen Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
5. In den gesetzlich geregelten Fällen dürfen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen;
6. Ihr Recht auf Datenübertragung auszuüben und zu verlangen, die Daten in einem strukturierten, allgemein anwendbaren und maschinenlesbaren Format zu bekommen;
7. Ihre Zustimmung zu widerrufen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Zustimmung erfolgt.

Wie können Sie Kontakt mit uns aufnehmen?

Falls Sie Fragen oder Anregungen bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder der Art und des Zwecks der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns ein Schreiben an Sofia, Pirotska Straße 120, vh. B, App. 3 oder eine e-mail an anton@ratio4711.com senden.

Unser Datenschutzverantwortlicher ist Herr Antov Rizov, e-mail: anton@ratio4711.com

Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich geändert werden, um die Änderungen in den Schutzbestimmungen für die personenbezogenen Daten der Angestellten und/oder der Kunden von Ratio 4711 Inc AG darzustellen.

Diese Politik wird durch den Auftrag des Geschäftsführers Anton Rizov am 25.05.2018 bestätigt.

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